ИИ-обработка документов
Из входящих файлов — в данные, с которыми работает команда.
ИИ-обработка документов для команд, которые вручную перепечатывают данные из счетов, заказов, анкет и писем. Читаем файлы, которые вы получаете, извлекаем нужные поля, проверяем их по вашим правилам и отправляем проверенные записи в учётную систему, CRM или базу данных. Всё неясное уходит сотруднику вместе с исходным документом.
Что входит в ИИ-обработку документов
Примеры документов
Собираем типовые макеты, сканы и известные исключения и договариваемся, какие поля обязательны и какие значения допустимы.
Распознавание и извлечение
Подбираем сочетание распознавания текста (OCR) и ИИ под ваши типы файлов. Каждое извлечённое значение связано с местом в документе, откуда оно взято.
Проверка и согласование
Правила проверяют полноту, форматы и дубли. Сомнительные и неполные записи уходят сотруднику вместе с исходным документом.
Передача и качество
Одобренные записи попадают в базу, CRM или учётную систему. Следим за точностью полей, ручными исправлениями и повторяющимися ошибками.
Что вы получите после пилота
- Список типов документов и полей с правилами для исключений.
- Рабочий процесс распознавания, проверки и согласования ваших документов.
- Подключение к системе, куда должны попадать записи, и отчёт о качестве по итогам пилота.
Чем автоматизация документооборота с ИИ отличается от обычного OCR
OCR превращает скан в текст. Но он не знает, какое число — итоговая сумма, какая дата — срок оплаты и что поставщик перенёс строку с НДС в другое место. Инструменты на шаблонах решают это для одного макета и ломаются, когда новый поставщик присылает документ другого вида.
ИИ определяет тип документа, находит поля, где бы они ни стояли, читает таблицы и проверяет результат по правилам вроде «сумма строк должна совпадать с итогом». Поэтому он справляется с десятками макетов без отдельного шаблона для каждого. Ошибки всё равно бывают — на плохих сканах и нестандартных документах, — поэтому сомнительное поле никогда не попадает в вашу систему молча.
Распознавание счетов и других типовых документов
Счета поставщиков
Поставщик, номера, даты, строки товаров, НДС и итоги — со сверкой по списку поставщиков и заказам на закупку.
Заказы и заявки
Заказы клиентов в PDF или в письме превращаются в черновики заказов с товарами, количеством и условиями доставки.
Анкеты и формы
Заявления и анкеты новых клиентов, в том числе сканы, с проверкой пропущенных подписей и полей.
Договоры и письма
Ключевые условия, даты и стороны — в краткой карточке. Юридическую оценку даёт ваш специалист.
Как это может выглядеть
Операционная команда получает бланки заказов разного вида. Процесс определяет тип документа, извлекает поля, отмечает, чего не хватает, и готовит черновик заказа на проверку.
Кому подходит ИИ-обработка документов
Подходит
- Командам, которые каждый день перепечатывают одни и те же поля из счетов, заказов, заявлений или договоров.
- Компаниям, которые получают документы в разных форматах от многих поставщиков или клиентов.
- Процессам, где извлечённые данные идут дальше в систему: учётную программу, CRM, ERP или базу данных.
Не подходит
- Если документов несколько в месяц: ручной ввод обойдётся дешевле, чем настройка и проверка автоматизации.
- Документам, где на каждой странице нужна оценка юриста или эксперта. ИИ подготовит краткое содержание, но решение всё равно принимает специалист.
ИИ-обработка документов: от чего зависит стоимость
Стоимость и сроки называем в EUR после пробного извлечения на ваших образцах. Важнее всего эти факторы.
Типы документов и макеты
Один вид счетов от нескольких поставщиков — задача меньше, чем счета, заказы и договоры от сотен отправителей.
Качество файлов
С чистыми цифровыми PDF работать проще, чем с фото с телефона, бледными сканами или рукописным текстом.
Правила и сверки
Проверить, что поля заполнены, просто; сверка с заказами или прайс-листами добавляет логику и тесты.
Куда уходят записи
Таблицу настроить быстро; запись в учётную систему или ERP требует интеграции и согласованной обработки ошибок.
Стоимость и сроки в EUR назовём после короткого брифа.Обсудить обработку документов
Насколько точно ИИ извлекает данные из PDF и сканов
Мы не обещаем процент точности, пока не увидим ваши документы. Мы измеряем его на них:
- точность по каждому полю — у названия поставщика и итоговой суммы разная цена ошибки;
- долю документов, которые прошли все проверки без участия человека;
- время сотрудника на остальные документы по сравнению с ручным вводом;
- повторяющиеся ошибки — чтобы устранять причину, а не исправлять каждый случай.
Эти цифры из пилота и решают, расширять процесс или для части документов оставить ручной ввод.
Как переходим от образцов документов к ежедневной работе
Каждый этап заканчивается результатом, который вы принимаете, прежде чем мы идём дальше.
Бриф и примеры
Собираем примеры документов, список полей и правила, по которым команда работает сейчас, включая самые проблемные случаи.
Пробуем на ваших примерах
Запускаем извлечение на ваших примерах и измеряем точность по каждому полю, прежде чем что-то подключать к рабочей системе.
Пилот в ваших программах
Процесс обрабатывает часть входящих документов, а сомнительные записи уходят на проверку сотруднику.
Итоги и следующий шаг
Сравниваем точность и время проверки с ручным вводом и решаем, какие типы документов добавить следующими.
Что нужно от вас
Несколько десятков обезличенных документов каждого типа (чётких и плохого качества), список нужных полей, правила их проверки и доступ или тестовый аккаунт в системе, куда должны попадать записи.
Ещё нужен сотрудник, который сейчас обрабатывает эти документы и знает, какие ошибки обходятся дорого. Пилот сверяем с его проверками.
ИИ ошибается, поэтому мы не обещаем полную автоматизацию без проверки. Там, где ошибка стоит дорого, результат подтверждает сотрудник, а конфиденциальные данные уходят только в сервисы, которые одобрила ваша компания.
ИИ-обработка документов: частые вопросы
Процесс справится с таблицами и строками товаров?
Да. Строки, количество и цены извлекаются таблицей и сверяются с итогами документа. Если они не сходятся, документ уходит на проверку, а не создаёт неверную запись.
Можно обрабатывать сканы документов?
Обычно да. До выбора способа проверяем качество сканов, разнообразие макетов и языки на ваших примерах и договариваемся о точности, которая нужна по каждому полю.
Каждая запись отправляется автоматически?
Нет, только записи, которые прошли все проверки. Неполные, противоречивые или необычные документы уходят сотруднику.
С какого типа документов начать?
С одного повторяющегося типа — счетов, заказов, договоров или заявок — и примеров из работы вашей команды, включая неудобные. Когда этот тип работает надёжно, добавляем следующий.
С какими форматами документов работаете?
PDF, сканы, фотографии, письма и таблицы. Если поставщик может присылать данные в структурированном виде, используем их вместо распознавания документа.
Что почитать перед началом
Практические руководства: как подготовиться к проекту и на что смотреть.
- С 2006 года
- Письменный объём работ до старта
- Один контактный человек
- Ответ в течение 24 часов
Какую задачу отдать ИИ первой?
Опишите одну повторяющуюся задачу и приложите пример без конфиденциальных данных. Ответим, зададим уточняющие вопросы и предложим первый шаг.
Первый ответ бесплатный и ни к чему не обязывает.