Автоматизация бизнес-процессов
Работа идёт без напоминаний и ручных таблиц.
Автоматизация бизнес-процессов для повторяющейся работы: заявки, согласования, напоминания и регулярные отчёты. Данные сами переходят между людьми и программами, каждая задача попадает к нужному человеку, а руководитель видит, на каком она этапе и кто за неё отвечает.
Где автоматизация убирает лишние напоминания
Из заявки в задачу
Проверенная заявка становится задачей с исполнителем, сроком и данными клиента.
Процессы согласования
Закупки, публикации и изменения уходят на согласование нужному человеку, а решение сохраняется.
Регулярная отчётность
Отчёт собирается по расписанию и предупреждает, если каких-то данных не хватает.
Для компаний, где работа застревает между людьми
Автоматизация процессов помогает, когда задачи теряются на передачах, в напоминаниях и при переносе данных из одной программы в другую.
Растущие команды
Заявки приходят по почте, телефону и в мессенджеры. Кто какую взял, отмечают в таблице или просто держат в голове.
Много согласований
Закупки, договоры и публикации днями ждут подписи, потому что никто не знает, чья сейчас очередь.
Отчёты вручную
Каждую неделю кто-то переносит цифры из нескольких систем в одну таблицу и сверяет их руками.
Программы, которые не связаны между собой
CRM, учёт, сайт и таск-трекер хранят каждый свою часть картины, и сотрудники переносят данные между ними вручную.
Посмотрите, что вы получите. Письменный образец на примере нашего процесса заявок: карта процесса, рекомендация и задание на пилот. Открыть образец →
Как идёт автоматизация бизнес-процессов: описать, упростить, автоматизировать
Автоматизируем реальный процесс, а не схему из регламента, — и сначала убираем из него лишние шаги.
Интервью по процессу
Говорим с теми, кто делает работу, и фиксируем, как на самом деле движется заявка: кто её запускает, кто согласует и где она ждёт.
Карта процесса
Схема с событиями запуска, ответственными, правилами и исключениями. Уже на этом этапе часть шагов часто можно просто убрать.
Выбор инструментов
Решаем, что настроить в ваших текущих системах, что связать через API или платформу автоматизации и где нужен небольшой собственный скрипт.
Настройка и проверка
Собираем автоматизацию и прогоняем её на ваших случаях, включая дубли, неполные данные и сбои подключения.
Запуск и передача
Короткие инструкции для команды, ответственный за каждый шаг и план, как менять процесс в будущем.
Что измеряем
Сколько времени заявка проходит от начала до конца, сколько ручных действий осталось, сколько передач теряется и сколько случаев уходит в исключения.
Что нужно
от вас
Доступы к задействованным программам (или тестовый аккаунт), примеры недавних заявок и время сотрудников, которые с ними работают. Если команда пользуется письменными правилами или общей таблицей, пришлите и их.
С вашей стороны нужен человек с правом менять процесс. Иначе автоматизация просто ускорит прежнюю путаницу.
Небольшая команда, где почти всю рутину ведёт один человек? Смотрите автоматизацию малого бизнеса.
Мы не автоматизируем процесс, который меняется каждую неделю или ни за кем не закреплён. В таком случае сначала помогаем навести в нём порядок и только потом что-то строим.
Какие процессы автоматизировать в первую очередь
Не каждый процесс стоит автоматизировать. Ищем работу, которая повторяется часто, идёт по понятным правилам и дорого обходится, когда срывается.
Много однотипных случаев
Десятки похожих заявок в неделю, которые проходят одни и те же шаги: обращения, заказы, сервисные заявки, отпуска. Небольшая экономия на каждом случае быстро складывается.
Передача работы между людьми
Момент, когда задача переходит от продаж к производству или из офиса к выездной бригаде, — именно здесь чаще всего теряются сроки и детали.
Согласования, которые ждут
Закупки, скидки, договоры и материалы, которые лежат у кого-то в почте. Автоматизация согласований делает очередь видимой и напоминает нужному человеку.
Что лучше отложить
Процессы, которые меняются каждый месяц, не имеют владельца или случаются дважды в год. Их автоматизация стоит дороже, чем экономит; сначала их нужно привести в порядок, иначе автоматизация закрепит беспорядок.
От чего зависит стоимость автоматизации бизнес-процессов
Оцениваем после карты процесса: только тогда понятно, что нужно делать.
Шаги и исключения
Процесс из пяти шагов с двумя исключениями и процесс из двадцати шагов с десятком особых случаев — это разные задачи.
Какие программы участвуют
Автоматизация внутри одной системы, которой вы уже пользуетесь, — самый простой случай. Каждая дополнительная система — ещё одна интеграция, которую нужно сделать и проверить.
Настройка или программирование
Многие процессы собираются в вашей CRM, сервисе автоматизации или BPM-системе. Свой код нужен для сложной логики, больших объёмов и программ без готовых коннекторов. Выбираем то, что ваша команда сможет поддерживать сама.
Обучение и внедрение
Новый порядок работает, только если им пользуются. Инструкции, пробный запуск с командой и доработки после первых недель — часть работы. Без этого этапа сотрудники быстро возвращаются к таблицам и мессенджерам.
Стоимость и сроки в EUR назовём после короткого брифа.Обсудить автоматизацию процессов
Почему проекты по автоматизации буксуют
Большинство неудачных проектов срываются по одним и тем же причинам, и ни одна из них не техническая.
- Автоматизируют процесс как есть — со всеми лишними согласованиями и двойными проверками.
- Нет владельца: когда автоматизация ломается, никто не считает себя ответственным за исправление.
- Сценарий строят под идеальный случай и забывают про неполные данные, дубли и недоступную систему.
- Запускают сразу на всю компанию, а не на одну команду, которая честно скажет, что не так.
Что почитать перед началом
Практические руководства: как подготовиться к проекту и на что смотреть.
Вопросы перед началом
Для этого нужен ИИ?
Чаще всего нет. Большинство передач и напоминаний закрывают понятные правила и интеграции. ИИ подключаем только там, где нужно прочитать и понять текст.
Это будет работать с нашими текущими программами?
В большинстве случаев да: у CRM, таблиц, почты, мессенджеров и таск-трекеров обычно есть API или готовые коннекторы. Проверяем это до того, как предложить решение.
Что будет, если автоматизация даст сбой?
У каждого сценария есть путь на случай сбоя: повторная попытка, уведомление ответственному и запись в журнале, чтобы заявка не потерялась незаметно.
Как считается стоимость автоматизации процессов?
После карты процесса: по числу шагов и исключений, по программам, которые участвуют, и по тому, хватит ли настройки или нужен свой код. Оплата в EUR.
Сможем потом менять процесс сами?
Да. Мы документируем настройку и, где это возможно, собираем её в инструментах, которые ваша команда правит без программиста.
Monetizator — на рынке с 2006 года. О компании
- С 2006 года
- Письменный объём работ до старта
- Один контактный человек
- Ответ в течение 24 часов
Какой процесс отнимает больше всего времени?
Опишите процесс и инструменты, а мы предложим первую версию автоматизации и способ её проверить.
Первый ответ бесплатный и ни к чему не обязывает.