Аналитика бизнес-процессов
Где застревают заказы и задачи.
Аналитика бизнес-процессов для компаний, где заказы, заявки или задания проходят через несколько отделов, а сроки срываются. По истории статусов в вашей ERP, таск-трекере или таблицах показываем, сколько на самом деле длится каждый этап, где копится очередь и где дополнительные люди действительно окупятся.
Что входит в аналитику бизнес-процессов
Этапы и вопросы
Описываем, где работа начинается, ждёт и заканчивается, и вместе с теми, кто ведёт процесс, договариваемся, что считать выполненным, просроченным или исключением.
Записи и история статусов
Изучаем вашу ERP, систему задач, базу данных или таблицы и находим даты, ответственных и пробелы, которые мешают правильно оценить загрузку.
Очереди, загрузка и задержки
Делаем отчёты о времени на каждом этапе, открытой работе и повторяющихся задержках — с контекстом, чтобы отличить настоящее узкое место от статуса, который просто забыли обновить.
Регулярный разбор и изменения
У каждого отчёта есть ответственный и ритм разбора. Для каждого изменения процесса договариваемся, что оно должно улучшить и как мы это измерим.
Что получат руководители
- Словарь показателей процесса и карта, откуда берутся данные.
- Согласованные отчёты о времени цикла, загрузке и исключениях.
- Порядок регулярных разборов для руководителей и план измерения улучшений.
Операционная аналитика: на какие вопросы она отвечает
Сколько идёт заказ от заявки до выполнения?
Время цикла заказа от заявки до выполнения и разброс — а не только среднее, за которым прячутся худшие случаи.
Где работа ждёт?
Время в каждом статусе, с разделением на работу и ожидание кого-то другого.
Перегружена ли команда?
Загрузка сотрудников и отделов во времени в сравнении с тем, сколько они закрывают за неделю.
Какие случаи идут не так?
Переделки, возвраты и исключения по типам — чтобы стали видны повторяющиеся причины.
Узкие места, которых не видно с первого взгляда
Этап, на который все жалуются, не всегда и есть узкое место. Работа часто копится перед отделом потому, что предыдущий этап отдаёт её пачками, или потому, что согласования ждут одного человека, которого два дня в неделю нет на месте.
Мы смотрим очереди и время ожидания за несколько недель, сравниваем с тем, что команда видит каждый день, и проверяем, обновляются ли статусы, когда работа действительно двигается. Только после этого предлагаем изменение — и сразу договариваемся, как измерим, помогло ли оно.
Как это может выглядеть
Заказы проходят через несколько отделов, и никто не может сказать, где растёт время ожидания. Договариваемся, что означает каждый этап, и по истории статусов показываем очереди, передачи между отделами и задачи, которым нужно внимание.
Кому подходит аналитика процессов
Подходит
- Компаниям, где заказы, заявки или задания проходят через несколько команд и сроки срываются.
- Руководителям, которые хотят видеть загрузку и задержки, не запрашивая отчёт у каждого отдела.
- Бизнесу, у которого ERP, система задач или таблицы записывают статусы с датами.
Не подходит
- Процессам, где статусы вообще не записываются: сначала нужно наладить сбор данных, смотрите автоматизацию бизнес-процессов.
- Данным со станков и управлению оборудованием. Мы работаем с офисными и операционными записями, а не с промышленной автоматикой.
Аналитика бизнес-процессов: от чего зависит стоимость
Стоимость и сроки называем в EUR после первого знакомства с вашими данными. Главные факторы такие.
Этапы и отделы
Процесс из трёх этапов в одном отделе разобрать быстрее, чем заказы, которые проходят продажи, планирование, производство и отгрузку.
Записи статусов
Чистая история статусов с датами готова к работе; неполные записи сначала нужно почистить или наладить их сбор.
Системы
Одна ERP проще, чем ERP плюс таблицы и таск-трекер, которые нужно объединить.
Регулярность
Разовый анализ или регулярные отчёты с ежемесячным разбором.
Стоимость и сроки в EUR назовём после короткого брифа.Обсудить аналитику процессов
Почему отчёты по процессам часто вводят в заблуждение
- Статусы обновляют пачкой в конце дня, и время на этапе превращается в выдумку.
- Средние значения прячут несколько заказов, которые идут неделями.
- Отчёты ранжируют людей вместо того, чтобы показывать, где застревает процесс.
- Разные отделы вкладывают в один и тот же статус разный смысл.
От этапов процесса к узким местам
Каждый этап заканчивается результатом, который вы принимаете, прежде чем мы идём дальше.
Бриф
Описываем процесс вместе с теми, кто его ведёт, и договариваемся об этапах, терминах и вопросах, на которые нужны ответы руководителям.
Разбор данных
Проверяем записи: какие даты и статусы есть, где их нет и насколько им можно доверять.
Сборка и сверка
Делаем первые отчёты по очередям, времени цикла и исключениям и сверяем их с тем, что команда видит каждый день.
Передача и разбор итогов
Настраиваем регулярный разбор, передаём отчёты и помогаем измерить эффект первого изменения в процессе.
Что нужно от вас
Доступ на чтение к системе, где учитывается работа (или выгрузки), описание этапов процесса, вопросы, которые руководители задают чаще всего, и время сотрудников, которые выполняют эту работу.
С вашей стороны нужен человек, который знает, как работа идёт изо дня в день и кто действует по каждой цифре: начальник смены, руководитель склада или директор по операциям.
Аналитика бизнес-процессов: частые вопросы
Это слежка за отдельными сотрудниками?
Нет. Мы смотрим, как работа проходит через процесс: очереди, ожидание и передачи между отделами. Оценка отдельных людей — другая задача, а отчёты под неё обычно приводят к тому, что статусы перестают обновлять честно.
Это подходит для производства?
Да, для операционных записей: заказов, заданий, материалов и истории статусов. Управление станками, оборудование и промышленная инженерия — не наша работа.
Что если команда работает только в таблицах?
Для начала этого достаточно. Работаем с теми записями, что есть, показываем, чего не хватает, и иногда сначала помогаем навести порядок в сборе данных, а уже потом строим связанные отчёты.
Для этого нужна новая программа?
Обычно нет. Отчёты можно построить поверх текущих систем. Если статусы не записываются вообще, предлагаем самое небольшое изменение, с которого начнётся их сбор.
Что почитать перед началом
Практические руководства: как подготовиться к проекту и на что смотреть.
- С 2006 года
- Письменный объём работ до старта
- Один контактный человек
- Ответ в течение 24 часов
На какой вопрос должны ответить цифры?
Опишите отчёты, которые собираете вручную, и откуда берутся данные. Ответим, зададим уточняющие вопросы и предложим первый шаг.
Первый ответ бесплатный и ни к чему не обязывает.